Terugblik op de HIS-implementatie: een grote stap met waardevolle leerpunten

De implementatie van het nieuwe huisartsinformatiesysteem (HIS) van HealthConnected was voor Amstelland Zorg en de aangesloten praktijken een intensief traject. Met de overstap van MicroHIS, Medicom en TetraHIS naar één gezamenlijk platform is een belangrijke stap gezet richting toekomstbestendige huisartsenzorg in de regio. Tegelijkertijd heeft deze overgang ook laten zien hoeveel impact zo’n verandering heeft op de dagelijkse praktijk.

De migratie ging namelijk over veel meer dan alleen techniek. Naast het overzetten van patiëntgegevens veranderden ook werkprocessen, koppelingen en de manier van werken binnen praktijken. Dat vroeg veel van huisartsen, praktijkmedewerkers én de ondersteunende organisatie.

De implementatie verliep niet zonder uitdagingen. Praktijken hebben in verschillende fases knelpunten ervaren die soms direct effect hadden op de dagelijkse werkzaamheden. Een deel daarvan is inmiddels opgelost, maar er zijn ook nog aandachtspunten waar gebruikers dagelijks mee te maken hebben. Samen met HealthConnected blijven we werken aan verbeteringen en optimalisaties van het systeem.

Tegelijkertijd mogen we ook stilstaan bij wat er gezamenlijk is neergezet. De overstap van meerdere HIS-systemen naar één nieuwe omgeving is een complexe operatie, die grote inzet heeft gevraagd van zowel praktijken als de projectorganisatie.

Wat heeft goed gewerkt?

Uit de evaluatie komen verschillende succesfactoren naar voren:

• Gefaseerde aanpak met CMIO-praktijken
  Door te starten met CMIO-praktijken ontstond een gecontroleerde eerste livegang. Hierdoor werden knelpunten vroegtijdig zichtbaar en konden leerpunten worden meegenomen naar volgende migraties.

• Inzet van digicoaches en superusers
  Het digicoachnetwerk en de vooraf opgeleide HIS-superusers zorgden voor korte lijnen met praktijken en hielpen om vragen en onzekerheden tijdig op te vangen.

• Verbetering van scholing en implementatiebegeleiding
  De scholingen door HealthConnected zijn gedurende het traject verder verbeterd in opzet, planning en aansluiting op de verschillende rollen binnen de praktijk.

Welke leerpunten nemen we mee?

De evaluatie laat daarnaast zien waar we als organisatie van kunnen leren:

• Te korte doorlooptijd tussen migratieclusters
  In sommige fases zat slechts één week tussen migraties, waardoor er beperkt ruimte was om leerpunten volledig door te voeren vóór een volgende livegang.

• Afhankelijkheid van externe leveranciers
  Met name bij de MicroHIS-migraties waren volgorde, timing en batchgrootte sterk afhankelijk van de oude leverancier. Daardoor was er minder ruimte om vanuit de projectorganisatie zelf te sturen.

• Communicatie en verwachtingmanagement
  Praktijken ervaarden de informatievoorziening en terugkoppeling op vragen niet altijd als tijdig of concreet genoeg. Ook bleek dat belangrijke informatie niet altijd iedereen bereikte.

Hoewel het traject nog niet volledig is afgerond, is met deze implementatie wel een belangrijke basis gelegd voor verdere digitale samenwerking in de regio. De komende periode blijft de focus liggen op het verbeteren van het systeem, het oplossen van knelpunten en het ondersteunen van praktijken in het dagelijks gebruik.